I. Giải Mã 3 Lý Do Khiến Doanh Nghiệp Sản Xuất Luôn Bị Thanh Tra "Soi" Kỹ Nhất

Từ đầu năm 2024 đến tháng 4/2025, BHXH Việt Nam đã tiến hành thanh tra, kiểm tra tại 22.928 đơn vị, phát hiện hơn 17.000 lao động đóng thiếu hoặc chưa đóng BHXH, với số tiền truy thu lên tới 130,7 tỷ đồng. (nguồn: báo chí ngành BHXH)
Việc gia tăng này không chỉ nhằm “tăng thu, giảm nợ” mà còn phản ánh xu hướng sử dụng dữ liệu số để khoanh vùng doanh nghiệp có rủi ro cao. Trong đó, doanh nghiệp sản xuất dễ bị chọn tên do đặc thù:

• Hệ thống lương/phụ cấp phức tạp: Quá nhiều ca kíp (tăng ca, ca đêm), phụ cấp đa dạng (chuyên cần, độc hại, tay nghề), hợp đồng ngắn hạn/thời vụ.

• Dữ liệu rời rạc: Dữ liệu chấm công (Excel/giấy) thường không "khớp" với dữ liệu Bảng lương và dữ liệu kê khai BHXH.

• Thiếu kiểm toán nội bộ: Doanh nghiệp sản xuất thường tập trung vào vận hành mà xem nhẹ việc kiểm toán lương định kỳ, khiến sai sót tích tụ qua nhiều năm.

Chính những lý do này đã đặt doanh nghiệp sản xuất vào nhóm rủi ro cao, khiến các sai phạm rất dễ bị phát hiện khi cơ quan BHXH và cơ quan Thuế tiến hành đối soát dữ liệu.

II. Những rủi ro phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc xử phạt

Dưới đây là 5 lỗi phổ biến và gây thiệt hại nặng nề mà thanh tra thường xuyên phát hiện tại các doanh nghiệp sản xuất:

• Lương đóng BHXH thấp hơn lương thực trả: Doanh nghiệp tách thu nhập, duy trì lương cơ bản thấp và đẩy phần lớn tiền vào "phụ cấp ngoài lương" để giảm mức đóng. Thanh tra sẽ bóc tách và truy thu toàn bộ các khoản phụ cấp có tính chất cố định, ổn định (như chuyên cần, trách nhiệm, xăng xe khoán).

• Phụ cấp, chế độ không có căn cứ pháp lý: Chi trả các khoản phụ cấp nhưng không được ghi rõ ràng, chi tiết trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế lương thưởng. Bởi các cơ quan Thuế có thể loại khỏi chi phí hợp lý và cơ quan BHXH có thể truy thu.

• Kê khai BHXH không khớp với dữ liệu nhân sự & hợp đồng: sai lệch giữa hệ thống quản lý lao động, bảng lương và hồ sơ đóng BHXH là “lỗ hổng” thường bị phát hiện.

• Nợ, chậm đóng BHXH kéo dài: nhiều doanh nghiệp cố gắng trì hoãn đóng hoặc chuyển loại hợp đồng để tránh đóng BHXH đầy đủ.

• Sai sót trong xử lý biến động: Không báo giảm kịp thời lao động nghỉ không lương từ 14 ngày/tháng trở lên hoặc báo tăng/giảm sai ngày, dẫn đến việc đóng thừa/thiếu, gây rắc rối khi chốt sổ.

→ Thiệt hại tài chính từ mỗi sai phạm trên có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu 200–500 triệu đồng chưa bao gồm lãi & phạt hành chính.

Nghiêm trọng hơn, điều này còn khiến doanh nghiệp của bạn bị đặt vào "tầm ngắm" và bị giám sát chặt chẽ hơn trong các kỳ thanh tra tương lai.

III. Checklist 5 Bước Để CEO Chủ Động Phòng Tránh Rủi Ro

Để doanh nghiệp an toàn trước mọi cuộc thanh tra, GCW gợi ý 5 bước soát xét nội bộ mà CEO có thể chỉ đạo ngay hôm nay:

• Kiểm toán chênh lệch Lương thực trả - Lương đóng BHXH: Đây là bước quan trọng nhất. Đảm bảo mọi khoản cố định (phụ cấp trách nhiệm, chuyên cần, tay nghề...) đều được khai báo đúng theo căn cứ đóng BHXH.

• Đối soát dữ liệu Chấm công - Bảng lương: Dữ liệu chấm công phải được chuẩn hóa, lưu trữ điện tử, có xác nhận của giám sát, khớp 100% với dữ liệu trên bảng lương chi trả. Loại bỏ việc sửa tay.

• Soát hợp đồng lao động và quyết định tăng lương: Nếu có điều chỉnh lương, phải đồng thời cập nhật với BHXH – tránh bị xem là “khai thấp”.

• Chỉ đạo Kiểm toán Bảng lương định kỳ: GCW khuyến nghị CEO chỉ đạo thực hiện kiểm toán nội bộ (hoặc thuê ngoài) tối thiểu 6 tháng/lần để phát hiện và xử lý sai lệch trước khi cơ quan quản lý phát hiện.

• Chuẩn hóa quy trình lưu trữ chứng từ: Toàn bộ bảng lương, phiếu chi, hợp đồng, quyết định... cần được số hóa và lưu trữ ít nhất 10 năm, sẵn sàng truy xuất trong 24h khi có yêu cầu.

Việc thực thi 5 bước rà soát này là cách tốt nhất để doanh nghiệp chủ động phòng tránh các rủi ro. Nó đòi hỏi sự chỉ đạo quyết liệt từ CEO và chuyên môn sâu từ đội ngũ HR.

Tuy nhiên, trong quá trình tự rà soát, nhiều doanh nghiệp thường vướng phải một số câu hỏi nghiệp vụ phức tạp.

IV. Kết Luận

2025 là thời điểm chuyển tiếp mạnh mẽ trong quản lý BHXH & lương. Với doanh nghiệp sản xuất, nơi hệ thống lương phức tạp và biến động nhân sự cao việc chủ động rà soát và chuẩn hóa từ sớm chính là cách duy nhất để tránh truy thu, giữ uy tín và tối ưu chi phí.

GCW đồng hành cùng CEO sản xuất qua dịch vụ soát xét chi trả lương – bảo hiểm – thuế TNCN chuyên sâu, để bạn đạt chuẩn “Lương Minh bạch – Báo cáo Chuẩn – Rủi ro Bằng 0”.

Checklist 5 Bước Để Ceo Chủ Động Phòng Tránh Rủi Ro

Giải Mã 3 Lý Do Khiến Doanh Nghiệp Sản Xuất Luôn Bị Thanh Tra "Soi" Kỹ Nhất

Những rủi ro phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc xử phạt