Nghị định 158/2025/NĐ-CP: Tái Định Hình BHXH - Bảng Lương 2025

I. Toàn cảnh nhân sự 2025: Các Lưu Ý Từ Nghị Định 158/2025/NĐ‑CP CEO Cần Biết

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 158/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mở ra giai đoạn “tái định hình” toàn diện về BHXH và quản trị tiền lương.

Nếu trước đây doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc kê khai và tách phụ cấp để tối ưu chi phí, thì nay mọi khoản thu nhập cố định đều được quy định rõ ràng là căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

• Phổ cập hóa BHXH bắt buộc: mọi hình thức lao động có hưởng lương đều nằm trong diện đóng.

• Chuẩn hóa cơ cấu tiền lương: phụ cấp, khoản bổ sung cố định đều tính vào lương đóng BHXH.

• Số hóa toàn diện hệ thống BHXH: xóa sổ giấy, liên thông dữ liệu điện tử giữa cơ quan BHXH – Thuế – Doanh nghiệp.

Điều này khiến nhiều doanh nghiệp sản xuất cần rà soát lại danh sách nhân sự, đặc biệt nhóm thử việc, đào tạo nội bộ, lao động ngắn hạn hoặc nhận trợ cấp.
→ Nếu bỏ sót, doanh nghiệp sẽ bị tính là “trốn đóng BHXH”, dẫn tới truy thu, phạt và truy cứu trách nhiệm hành chính.

II. Tác Động Của Nghị Định 158/2025/NĐ‑CP Đến BHXH - Bảng lương 2025.

1. Mở rộng phạm vi tham gia BHXH

Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã định hình xu hướng BHXH từ 2025, BHXH bước vào thời kỳ số hóa toàn diện. Doanh nghiệp phải mở rộng đối tượng tham gia, chuẩn hóa dữ liệu và sẵn sàng cho việc đối soát tự động.

Như bộ luật BHXH trước đây :

• Chủ hộ kinh doanh: Không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

• Người thực tập, học nghề, thử việc: Chỉ phải tham gia BHXH bắt buộc nếu ký Hợp đồng lao động (từ 1 tháng trở lên).

Điều này tạo ra khoảng trống lớn. Doanh nghiệp lách luật bằng cách sử dụng "hợp đồng học nghề", "hợp đồng cộng tác viên" hoặc "hợp đồng thử việc" (không kèm HĐLĐ) để không phải đóng BHXH, dù người đó vẫn làm việc toàn thời gian và hưởng lương.

Nhưng với Nghị định 158 mới đã mở rộng mở rộng đối tượng tham gia,

• Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và kê khai thuế phải tham gia BHXH bắt buộc từ 2025.

• Hộ không kê khai Thuế sẽ áp dụng từ 01/07/2029 (lộ trình chuyển tiếp).

• Người đi học, thực tập hoặc công tác trong và ngoài nước nhưng vẫn hưởng lương tại Việt Nam cũng phải tham gia.

Nếu không rà soát kịp thời, các trường hợp này dễ bị xác định là “trốn đóng BHXH”, có thể dẫn đến truy thu và xử phạt hành chính.

2. Loại bỏ sổ giấy BHXH

Nghị định 158/2025/NĐ-CP không chỉ mở rộng phạm vi tham gia, mà còn khởi động cuộc “chuyển đổi số bắt buộc” trong quản lý BHXH. Từ năm 2026, toàn bộ hồ sơ, sổ BHXH, quá trình đóng sẽ được quản lý hoàn toàn điện tử.

• Loại bỏ sổ giấy, bắt đầu kỷ nguyên dữ liệu điện tử: Việc cấp, quản lý và theo dõi sổ BHXH bằng giấy sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, toàn bộ dữ liệu BHXH được quản lý trên nền tảng quản lý dữ liệu tập trung (Centralized Database), loại bỏ hoàn toàn khả năng can thiệp thủ công dữ liệu của doanh nghiệp.

• Đồng bộ hóa dữ liệu là yêu cầu tuân thủ bắt buộc: Các dữ liệu liên thông giữa HR – Kế toán – BHXH phải nhất quán 100%. Hệ thống sẽ tự động xử lý các trường hợp phức tạp (như nghỉ 14+ ngày) và yêu cầu dữ liệu bảng lương để nộp trực tiếp.

Doanh nghiệp cần đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa bảng lương và hệ thống BHXH điện tử, truowcs khi sổ giấy bị thay thế.

3. Chuẩn hóa cơ cấu tiền lương đóng BHXH

Nghị định 158/2025/NĐ-CP định nghĩa lại rõ ràng căn cứ đóng BHXH, buộc doanh nghiệp phải gộp các khoản thu nhập có tính chất cố định.

Các khoản BẮT BUỘC tính BHXH:

• Lương theo chức danh/công việc: Mức lương cơ bản theo thang, bảng lương.

• Phụ cấp cố định: Các khoản được xác định trước, không phụ thuộc biến động (ví dụ: trách nhiệm, độc hại, tay nghề, thu hút).

• Khoản bổ sung cố định: Các khoản khoán chi có mức tiền cụ thể, trả thường xuyên (ví dụ: khoán xăng xe, chuyên cần, khoán nhà ở).

Các khoản KHÔNG tính BHXH (Loại trừ):

• Thưởng: Thưởng năng suất, hoa hồng, thưởng đột xuất (thưởng theo kết quả SXKD).

• Phúc lợi & Hỗ trợ: Tiền ăn ca, và các khoản phụ cấp biến động (ví dụ: hỗ trợ xăng xe, điện thoại theo ngày công/hóa đơn thực tế).

III. CEO cần hành động gì trong 6 tháng tới?

Đối với CEO, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, điều quan trọng không chỉ là “hiểu luật”, mà là chuyển hóa luật thành chiến lược vận hành. Hiểu rõ các rủi ro pháp lý và hành động chiến lược.

Vậy CEO cần làm gì?

1. Tái cấu trúc Quy chế lương và Hợp đồng lao động

Rà soát và phân loại rõ ba nhóm thu nhập (tính BHXH – không tính BHXH – rủi ro cao). Đảm bảo mọi khoản phụ cấp cố định được ghi nhận trong quy chế lương và hợp đồng. Việc này giúp tránh tình trạng bị “truy thu ngược” do thiếu căn cứ pháp lý. Đảm bảo tính hợp lệ khi thanh tra đột xuất

2. Đầu tư công nghệ quản lý lương liên thông

Hệ thống Excel thủ công không còn phù hợp. Cơ quan BHXH và Thuế đều đối soát dữ liệu tự động, vì vậy doanh nghiệp phải số hóa quy trình bảng lương phù hợp.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương (MISA AMIS, Base HRM, FastWork, Tanca, 1Office...) có khả năng tự động phân loại thu nhập theo quy định BHXH, xuất dữ liệu kê khai tự động cũng như kết nối trực tiếp với hệ thống BHXH điện tử.

3. Nâng năng lực đội ngũ nhân sự

CEO cần chỉ đạo HR tổ chức kiểm toán nhân sự nội bộ tối thiểu 2 lần/năm. Giảm nguy cơ rủi ro, phát hiện sai lệch sớm.

Song song, yêu cầu HR cập nhật toàn bộ danh sách lao động tiềm ẩn rủi ro (thử việc, thực tập, thuê ngoài) và xây dựng kế hoạch đóng BHXH tương ứng. Tăng tính chủ động và năng lực quản trị cho đội ngũ nhân sự công ty.

4. Xây Dựng Hệ Thống Hồ Sơ Điện Tử

Từ 2026, cơ quan quản lý sẽ chuyển sang làm việc hoàn toàn trên hồ sơ điện tử. Doanh nghiệp bắt buộc phải có một hệ thống lưu trữ số tương ứng, sẵn sàng cho việc thanh tra.

CEO cần chỉ đạo HR & Kế toán số hóa toàn bộ hồ sơ pháp lý cốt lõi (Hợp đồng, Quy chế lương, Bảng lương, báo cáo BHXH...). Yêu cầu bắt buộc là các hồ sơ này phải có thể truy xuất ngay lập tức.

Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt do "thiếu hồ sơ", tạo nền tảng cho chuyển đổi số nhân sự và đảm bảo kết nối dữ liệu liền mạch với cơ quan BHXH, Thuế.

IV. Kết luận: Hành động sớm, tránh rủi ro muộn

Nghị định 158/2025/NĐ-CP là bước chuyển bắt buộc sang quản trị nhân sự minh bạch, số hóa. Với doanh nghiệp sản xuất, chủ động rà soát ngay hôm nay không chỉ là phòng thủ thanh tra, mà là chiến lược tối ưu chi phí dài hạn.

GCW đồng hành cùng doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia kiểm toán lương – BHXH của chúng tôi giúp CEO phát hiện và xử lý sai sót trước khi cơ quan quản lý vào cuộc, đảm bảo tuân thủ và tối ưu vận hành.