5 Lỗi Payroll – BHXH: Doanh nghiệp cần chú ý tránh bị truy thu

I. Tách phụ cấp (chuyên cần, trách nhiệm) ra khỏi lương đóng BHXH.

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp cố gắng "tách" các khoản phụ cấp cố định (như phụ cấp chuyên cần, trách nhiệm, tay nghề, xăng xe...) ra khỏi tổng thu nhập để giảm mức lương đóng BHXH.

Rủi ro: Khi thanh tra, các khoản phụ cấp có tính chất cố định, trả thường xuyên cùng kỳ lương sẽ bị xem là "ẩn thu nhập" hoặc "xé lẻ" thu nhập để trốn đóng.

Hậu quả: Doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ phần BHXH trên các khoản phụ cấp này, cộng thêm lãi chậm nộp tương ứng.

II. Bảng công và Bảng lương không khớp dữ liệu

Sự nhất quán về dữ liệu là yêu cầu bắt buộc. Các lỗi như ca làm bị sửa bằng tay, thiếu chữ ký xác nhận của quản lý, hoặc tổng số giờ công trên bảng công không trùng khớp với số tiền lương thực trả là "lỗ hổng" chết người.

Rủi ro: Khi dữ liệu không khớp, cơ quan thanh tra có quyền yêu cầu doanh nghiệp nộp toàn bộ hồ sơ lao động gốc (hợp đồng, bảng công, bảng lương, ...) để xác minh lại. Trường hợp phát hiện sai lệch lặp lại, doanh nghiệp có thể bị đưa vào danh sách rủi ro cao và bị thanh tra định kỳ mỗi năm.

Hậu quả: Toàn bộ dữ liệu lương của doanh nghiệp bị nghi ngờ, dẫn đến việc kiểm tra sâu và bóc tách toàn bộ hồ sơ trong nhiều năm. Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, gây khó khăn cho việc mở rộng chi nhánh hoặc đăng ký lao động mới.

III. Tăng lương nhưng quên báo điều chỉnh mức đóng BHXH

Đây là một lỗi vận hành phổ biến. Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh lương (tăng lương định kỳ, tăng lương đột xuất) cho nhân viên và đã chi trả mức lương mới, nhưng bộ phận HR "quên" hoặc chậm trễ làm thủ tục báo tăng/điều chỉnh mức đóng BHXH trên hệ thống.

Rủi ro: Hệ thống BHXH sẽ tự động phát hiện chênh lệch giữa thu nhập chịu thuế và lương đóng BHXH (thể hiện qua quyết toán thuế TNCN). Nếu doanh nghiệp không kịp thời điều chỉnh, hồ sơ có thể bị khóa tạm thời và toàn bộ dữ liệu bị yêu cầu xác minh thủ công.

Hậu quả: Truy thu phần chênh lệch lương chưa đóng và lãi chậm nộp trên toàn bộ phiếu. Gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín quản trị nhân sự, đặc biệt với các doanh nghiệp FDI hoặc công ty công nghệ có tính minh bạch cao.

IV. Hợp đồng không ghi rõ phụ cấp / khoản bổ sung

Doanh nghiệp thường chi các khoản hỗ trợ hoặc phụ cấp (xăng xe, điện thoại, công tác phí…) nhưng không cập nhật vào hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng lao động. Khi thanh tra, nếu không có căn cứ pháp lý rõ ràng, cơ quan BHXH có thể quy các khoản này vào “thu nhập chịu BHXH”.

Rủi ro: Khi rà soát, thanh tra BHXH sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp quy chế lương thưởng và hợp đồng lao động gốc. Nếu khoản phụ cấp không được quy định rõ, sẽ bị coi là phần “ẩn thu nhập” cần tính lại nghĩa vụ đóng.

Hậu quả: Bị truy thu trên toàn bộ các khoản chi trong nhiều kỳ, nếu doanh nghiệp chi cho nhiều vị trí (Sales, Marketing, Quản lý vùng…), tổng giá trị bị truy thu có thể lên tới hàng trăm triệu đồng. Trong một số trường hợp, có thể bị phạt hành chính do hợp đồng lao động không đầy đủ nội dung bắt buộc theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019.

V. Doanh nghiệp chỉ kiểm tra khi có thanh tra

Đây là lỗi về tư duy quản trị rủi ro. Nhiều doanh nghiệp hoạt động với tâm lý "chờ thanh tra" mới bắt đầu rà soát sổ sách.

Rủi ro: Mất quyền chủ động khắc phục, không thể bổ sung hồ sơ hoặc điều chỉnh mức đóng truy ngược trước khi bị lập biên bản. Doanh nghiệp có thể bị truy thu cho toàn bộ kỳ kiểm tra 3–5 năm, kèm lãi chậm nộp bên cạnh đó còn khiến doanh nghiệp bị đánh giá điểm tuân thủ thấp, dẫn tới việc thanh tra định kỳ hoặc đột xuất sau này.

Hậu quả: Tổng chi phí truy thu và phạt hành chính có thể vượt xa 200–300 triệu đồng, đặc biệt với doanh nghiệp có hơn 50 nhân sự. Mặt khác, dòng tiền hoạt động bị ảnh hưởng mạnh, buộc doanh nghiệp tạm hoãn kế hoạch đầu tư, thưởng KPI hoặc điều chỉnh quỹ lương. Từ đó dẫn đến việc suy giảm uy tín với người lao động, khi bị cho là “đóng BHXH thiếu”, dẫn đến nghỉ việc hàng loạt hoặc khiếu nại tập thể.

Giải pháp từ Chuyên gia GCW: Làm thế nào để chủ động phòng tránh rủi ro?

Kinh nghiệm của GCW cho thấy, "phòng bệnh hơn chữa bệnh". Thay vì chờ đợi bị thanh tra thì các doanh nghiệp, đặc biệt là cấp lãnh đạo (CEO) và Trưởng phòng Nhân sự, cần chủ động xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ.

Mini Tip từ GCW: Doanh nghiệp nên thực hiện đối soát chéo (BHXH – Bảng lương – Hợp đồng lao động) định kỳ mỗi 6 tháng/lần.

Việc này giúp phát hiện sớm các sai sót tiềm ẩn ngay từ gốc, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, tránh rủi ro bị truy thu cộng dồn khi có thanh tra đột xuất.

GIẢI ĐÁP CÂU HỎI VỀ PAYROLL – BHXH 2025

1. Khi nào doanh nghiệp bị truy thu BHXH?

Doanh nghiệp bị truy thu khi có sự khác biệt giữa lương thực trả và lương khai báo đóng BHXH, hoặc khi phát hiện có khoản thu nhập thường xuyên nhưng không tính đóng. Việc truy thu thường được áp dụng trong 2–5 năm tính từ thời điểm phát hiện sai phạm.

2. Có bắt buộc phải đóng BHXH cho phụ cấp không cố định không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu phụ cấp được chi thường xuyên, cố định hằng tháng (như chuyên cần, trách nhiệm, tay nghề…) thì phải tính đóng BHXH.

Ngược lại, các khoản hỗ trợ đột xuất, thưởng theo hiệu quả (như thưởng doanh số, thưởng quý, phụ cấp công tác phí) sẽ không bắt buộc đóng.

3. Nếu doanh nghiệp chậm báo tăng/giảm BHXH thì bị xử lý thế nào?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp báo tăng hoặc giảm lao động chậm quá 30 ngày có thể bị phạt hành chính từ 1–5 triệu đồng mỗi trường hợp, tùy mức độ. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn phải truy nộp toàn bộ phần BHXH thiếu và tiền lãi chậm nộp 0,03%/ngày.

Kết luận

Sai sót trong Payroll – BHXH không chỉ gây rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và niềm tin nội bộ của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thanh tra điện tử ngày càng siết chặt, việc chủ động rà soát và tối ưu hệ thống nhân sự – tiền lương là lựa chọn thông minh, giúp CEO kiểm soát chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp lý bền vững.