3 VẤN ĐỀ PHÁP LÝ QUAN TRỌNG CHỦ DOANH NGHIỆP CẦN PHẢI BIẾT

1. Văn bản/ tài liệu pháp lý

Đây là thứ không thể thiếu của một doanh nghiêp (DN) nhằm xác định tư cách pháp nhân, địa vị pháp lý, tình trạng cung như hình hài doanh nghiệp. Vì quan trọng nên Luật doanh nghiệp 2020 (tại Điều 11) đã quy định cụ thể những văn bản/tài liệu pháp lý của DN cần phải có. Bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở công ty hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ của công ty. Cụ thể là những văn bản/tài liệu pháp lý sau:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

– Điều lệ doanh nghiệp;

– Sổ đăng ký thành viên, giấy chứng nhận phần vốn góp (áp dụng cho công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc sổ đăng ký cổ đông, cổ phiếu (áp dụng cho công ty cổ phần); biên bản góp vốn và định giá tài sản (nếu có);

– Các tài liệu pháp lý nội bộ của doanh nghiệp như phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp. Nghị quyết của hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị tùy theo loại hình doanh nghiệp; các quyết định của doanh nghiệp; các quy chế quản lý nội bộ khác của doanh nghiệp tùy theo loại hình DN;

– Các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp như giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu trí tuệ, sở hữu bất động sản,…;

– Các giấy phép con, đủ điều kiện kinh doanh, chứng chỉ văn bằng…;

– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm;

– Các văn bản, thông báo, kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền gửi đến hoặc làm việc với doanh nghiệp;

– Bản cáo bạch (nếu có để phát hành chứng khoán);

– Hợp đồng ký với đối tác và các chứng từ liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hoặc với khách hàng và đối tác khác (Mục đích là để theo dõi thực hiện hợp đồng. Đồng thời cung cấp chứng cứ cho Tòa án và các bên có liên quan nhằm giải quyết tranh chấp phát sinh).

Vì vậy, nếu chưa có hoặc có nhưng chưa đầy đủ thì DN phải làm và lưu trữ lại theo quy định của pháp luật nêu trên.

Việc duy trì và lưu giữ những văn bản/tài liệu pháp lý nêu trên là vô cùng quan trọng. Có thể thực hiện nhiều mục đích khác nhau cho DN. Ví dụ như để vay vốn ngân hàng, để nộp cho cơ quan nhà nước, Tòa án khi bị kiểm tra, thanh tra và tranh chấp (nếu có). Nhằm có cơ sở nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp; để chứng minh doanh nghiệp kinh doanh minh bạch; và cuối cùng là để doanh nghiệp được định giá cao và bán được giá tốt (nếu muốn bán).

2. Biết quản lý dòng tiền ra và dòng tiền vào của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

Dòng tiền của doanh nghiệp thể hiện sức khỏe của DN. Từ đó dòng tiền gồm có dòng tiền vào (do góp vốn, nhận tiền thanh toán, khai thác hoa lợi từ tài sản,…) và dòng tiền ra (chi phí duy trì doanh nghiệp, chi trả lương, thanh toán cho đối tác, rút vốn,…).

Theo đó, dòng tiền vào hoặc ra đều thông qua hai nơi là quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng của DN. Vì vậy, chủ doanh nghiệp và CEO cần phải có kiến thức kết hợp giữa kiến thức pháp lý, kiến thức tài chính và cả kế toán cơ bản để có thể quản lý tốt dòng tiền. Một số lưu ý cho chủ doanh nghiệp:

1) Phải minh bạch dòng tiền chi tiêu của doanh nghiệp.

2) Bất kỳ khoản tiền nào vào và ra khỏi doanh nghiệp đều phải có lý do hợp pháp, có đủ hóa đơn, chứng từ và phải hạch toán đúng theo sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật.

3) Theo quy định trên, thì số tiền thanh toán từng lần từ 20.000.000 đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt và phải có hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thì mới hợp lệ, trừ một số trường hợp.

4) Một số khoản thanh toán trên 20.000.000 đồng, không thể có hóa đơn và có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản những phải lập bảng kê theo mẫu và thực hiện theo hướng dẫn của luật bao gồm:

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa. Hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Hiện nay cơ quan thuế và các ngân hàng đã có sự kết nối và liên thông với nhau. Thực tế cơ quan thuế không khó để kiểm tra dòng tiền ra và dòng tiền vào của DN nhằm đánh giá việc chấp hành các quy định về thuế của DN. Do vậy, nếu không muốn bị vướng mắc, thì DN chỉ còn cách thực hiện đúng quy định của pháp luật.

3. Nắm được kiến thức pháp lý cơ bản về hợp đồng thương mại liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực mà doanh nghiệp mình đang kinh doanh

Là chủ doanh nghiệp hoặc CEO, thì việc tiếp cận và ký kết hợp đồng là một công việc rất thường xuyên và chiếm khá nhiều thời gian. Các công đoạn chúng ta cần làm là soạn thảo, đàm phán, sửa đổi, ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng,... Vì vậy, chủ DN bắt buộc phải có kiến thức pháp lý cơ bản về hợp đồng nói chung và hợp đồng về lĩnh vực kinh doanh của DN nói riêng thì có thể hạn chế rủi ro trong kinh doanh.

Những vấn đề pháp lý cơ bản về hợp đồng bao gồm:

1) Nắm và hiểu rõ đối tác ký hợp đồng với mình là ai?

Để không bị lừa hoặc bị lợi dụng thì việc đầu tiên cần làm là kiểm tra tư cách pháp lý của đối tác bằng cách tìm hiểu thông tin về chủ thể, đối tác mà mình sẽ ký hợp đồng. Theo đó, đối với cá nhân bắt buộc phải xem CMND/CCCD. Đối với pháp nhân thì phải xem giấy phép đăng ký thành lập, địa chỉ, số điện thoại, email, website, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh, …. Mục đích của việc tìm hiểu là để xác định người ký, người thực hiện và người chịu trách nhiệm là ai trong hợp đồng sẽ ký với công ty mình.

2) Khi ký hợp đồng thì phải đảm bảo hợp đồng mình đặt bút ký không bị vô hiệu

Theo đó, để không bị vô hiệu thì hợp đồng phải có đủ 03 điều kiện căn cứ Điều 117 Bộ luật dân sự 2015 là:

–  Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng được xác lập;

Nghĩa là chủ thể tham gia hợp đồng là cá nhân thì phải còn sống, đủ tuổi, nhận thức bình thường và không bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự (không bị điên, tâm thần); là tổ chức thì phải được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, đang tồn tại và hoạt động bình thường.

–  Chủ thể tham gia hợp đồng hoàn toàn tự nguyện;

Tức các bên tham gia hợp đồng phải tự nguyện không bị ép buộc, không bị lừa dối, de dọa,..;

–  Mục đích và nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội;

Điều cấm của luật là những quy định của luật mà không cho phép chủ thể thực hiện những hành vi nhất định. Đạo đức xã hội là những chuẩn mực ứng xử chung trong đời sống xã hội, được cộng đồng thừa nhận và tôn trọng.

Ngoài ra, tùy vào loại hợp đồng mà pháp luật quy định phải tuân theo hình thức nhất định như phải lập thành văn bản, hoặc phải được công chứng hoặc chứng thực.

Chủ doanh nghiệp/CEO phải tự đánh giá và nắm được các căn cứ nêu trên để đảm bảo hợp đồng khi ký không bị vô hiệu. Còn nếu khi ký mà hợp đồng vô hiệu thì hợp đồng đó sẽ không làm phát sinh, chấm dứt quyền, thay đổi, nghĩa vụ dân sự của các bên kể từ thời điểm hợp đồng được ký. Do đó việc ký và thực hiện một hợp đồng vô hiệu sẽ tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn cho doanh nghiệp.

3)  Phải nắm được vấn đề mấu chốt của hợp đồng trước khi ký

Mấu chốt của hợp đồng thường là vấn đề thương mại liên quan đến giá cả, tiền hoặc việc chuyển giao tài sản liên quan đến việc kinh doanh của mình.

4)  Phải nắm rõ được quyền và có khả năng thực hiện được nghĩa vụ của mình trong mỗi hợp đồng khi ký

Thông thường, trong hợp đồng quyền của bên này là nghĩa vụ của bên kia, nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng thì tranh chấp sẽ xảy ra và công việc kinh doanh gặp rủi ro, doanh nghiệp mất uy tín.

5) Phải lường trước được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng

Rủi ro trong việc thực hiện hợp đồng rất đa dạng, có thể là do bất khả kháng, trở ngại khách quan, hoặc do một bên không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng. Ngoài ra có thể do thay đổi chính sách, pháp luật, thiên tai,… Mục đích của việc thấy trước các rủi ro này nhằm để các bên thỏa thuận và ràng buộc cụ thể trong hợp đồng nhằm hạn chế tối đa rủi ro phát sinh nếu có.

6)  Khi doanh nghiệp thường xuyên sử dụng một mẫu hợp đồng để ký với nhiều khách hàng/đối tác khác nhau, thì bạn nên có một hợp đồng mẫu cho doanh nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến của luật sư, sau đó thống nhất áp dụng mẫu này trong doanh nghiệp mình nhằm hạn chế tối đa rủi ro.

TỔNG KẾT

Nỗi đau nhức nhối tại các doanh nghiệp hiện nay là vấn đề về mối quan hệ với người lao động. Tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu bộ phận C&B để quản lý nhân sự và không có luật sư riêng tại doanh nghiệp. Vì vậy khi có vấn đề xảy ra, công ty mới quan tâm và bỏ tiền thuê một luật sư để xử lý công việc cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải lúc nào luật sư cũng ở bên cạnh CEO, chủ doanh nghiệp. Luật sư cũng không phải là người ra quyết định thay CEO, chủ doanh nghiệp mà chỉ có thể là cố vấn hoặc xử lý những vấn đề pháp lý theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Nếu bạn sắp mở doanh nghiệp bạn nhưng cảm thấy khó khăn trong vấn đề quản lý quan hệ lao động và tính lương (C&B) của doanh nghiệp với mức chi phí phù hợp. Hãy tham khảo dịch vụ quản lý quan hệ lao động & tính lương (C&B) của Gia Cát Work - GCW. Bạn sẽ được tư vấn miễn phí. Liên hệ với chúng tôi thông qua:

Hotline: 0974117817

Email:  crm@gcw.vn

Website: gcw.vn

Facebook: facebook.com/gcwcompany